Организация склада на производстве

Почему мы говорим именно о производственных складах? Разве не все склады одинаковые? Принципиально, все склады и, правда, одинаковые. Это место, где хранится и обрабатывается товар, но условно склады можно разделить на четыре категории:

Самые простые

Средняя категория сложности – торговые склады. Это склады, которые получают и отгружают товар. Возможно, осуществляют внутреннюю обработку (переупаковку, маркировку и т.п.).

Средняя  категория сложности – склады ответственного хранения. Принцип работы похож на торговые склады. Отличие заключается в том, что на складе одновременно присутствует товар разных компаний, у которых разные требования к обработке товара и разный документооборот.

Высокая категория сложности – склады производственных компаний. Сложность заключается в том, что по сути это как минимум два склада в одном. Склад комплектующих, сырья и расходных материалов, который обязан бесперебойно снабжать производство и оперативно забирать с производственного участка остатки комплектующих при смене производственного задания. Склад готовой продукции, который обязан бесперебойно отгружать готовую продукцию заказчикам и оперативно принимать возвраты.

Итак, мы определились, что склад производственной компании один из самых сложных складов, именно поэтому организация процессов на этих складах вызывает так много проблем.

Ответ очевиден – из-за недостатка внимания.

А с чем связан такой недостаток внимания?

Склад не приносит денег. Это правда. Производство выпускает продукт для реализации, отдел продаж реализует продукцию, и даже отдел закупок старается приобрести сырье и упаковочные материалы как можно дешевле, чем также приносит доход в бюджет компании. 

Поэтому на производство покупается новое высокотехнологичное оборудование, способное на тех же площадях увеличить выпуск продукции в несколько раз. Отдел продаж расширяет линейку выпускаемых продуктов, расширяет географию и структуру сбыта. Отдел закупок старается за счет покупки большей партии получить наименьшую цену. А обработать все это должен тот же склад, который был у компании и много лет назад.

На самом деле не совсем корректно говорить о том, что склад не зарабатывает денег. В настоящее время, по разным оценкам, затраты производственных компаний на логистику составляют от 10 до 50 процентов прибыли. Суммы внушительные, и сокращение данных расходов даже на 5 процентов – это существенная прибавка в доход любой компании. Ну а если говорить о снижении этих затрат в несколько раз, то получается, что склад может зарабатывать деньги!

Получается все просто: повышаем эффективность, снижаем затраты на хранение, и склад начинает приносить прибыль компании. Только вот нужно как-то повысить эффективность.… В этот момент на ум приходит слово «Логистика». А что такое Логистика? Одно из самых емких определений звучит так: «Логистика – это наука об управлении потоками». Раз это наука, то значит этому нужно учить и можно научиться. А о каких потоках идет речь? Под потоками подразумеваются финансовый, материальный и информационный. На финансовом потоке подробно останавливаться не будем, т.к. это вотчина финансовых аналитиков, а вот два оставшихся потока рассмотрим более детально.

Организация учета на складе - это все движение материальных ценностей, включая доставку от поставщика сырья, упаковочных материалов, расходных материалов и т.п. Складская обработка всего вышеперечисленного. Товарный поток возврата поставщикам брака и некондиции. Работу по перемещению товаров со склада на производство и с производства на склад. Проведение инвентаризаций. Подготовка готовой продукции к отгрузке. Отгрузка покупателям и особенности хранения на складе различных категорий товаров. Претензионная и возвратная работа с покупателями. Я считаю, делить логистику на транспортную и складскую некорректно. Эти составные взаимосвязаны и представляют собой единый блок материального потока.

Информационный поток организации процессов на современном складе включает в себя весь документооборот компании и технологию взаимного информирования различными структурными подразделениями компании друг друга о предстоящих событиях.

Выходит, что, управляя материальным и информационным потоком, можно добиться повышения эффективности работы склада? Да!

Часто приходится слышать вопрос: «И, что любой может управлять этими потоками?» Ответ: «И да, и нет». Объясню подробнее:

Организация учета и процессов на складе, организация важных процессов... управлять отлаженным процессом может практически любой, кто понимает, как была настроена логика тех или иных процессов. Это как водить машину. Научить водить машину можно любого, а вот чтобы ее ремонтировать и налаживать, нужен соответствующий опыт, знания и инструмент.

Вот мы и подошли вплотную к процессу построения оптимальной логистической схемы работы компании. Организация материального и информационного потока – трудоемкий процесс, в котором нет шаблонных решений. То есть заниматься тем, как у Вас будет организован учет на складе, должен практик с большим опытом подобной работы. Тут все как в медицине: лекарства все известны, но изучения аннотаций к препарату недостаточно. Нужно четко понимать, какой эффект будет от данного препарата на конкретного пациента, с чем его можно сочетать, а с чем – нет.

Не редко, мне задают вопрос о сроках реорганизации логистики компании. Организация учета и процессов на складе, организация сложных логистических схем - в каждой конкретной ситуации сроки могут существенно отличаться, но если вам встретиться тот, кто пообещает результат за месяц, постарайтесь держать свой склад подальше от такого специалиста. Склад производственной компании можно сравнить с большим кораблем. Большой корабль нужно разворачивать очень плавно, иначе есть риск завалить корабль на бок и утопить его…

У любой работы есть три составляющих: срок, качество и цена. Когда-то в одном автосервисе я увидел плакат «Мы отремонтируем ваш автомобиль быстро, качественно, дешево. Выберите два любых условия». Тогда меня позабавил этот плакат, сейчас я понимаю тот глубокий смысл, который в нем содержался. В случае с реорганизацией логистики компании ситуация схожая. Правда в ситуации с логистикой, финансовая сторона имеет несколько другой оттенок. В начале статьи мы говорили о том, что при настройке эффективной работы склада и смежных отделов, затраты на логистику существенно сокращаются, и это так, но для реализации этих настроек требуются определенные финансовые затраты. Деньги могут потребоваться на оборудование и оснащение, на транспорт и программное обеспечение и на многое другое. Но главное, что сумма затрат на учет и организацию эффективной работы логистики, должна окупаться за адекватный промежуток времени, т.е. фактически согласовываться с той экономией, которую мы планируем получать ежемесячно. Качество работ мы не ставим под сомнение, оно должно быть максимальным, иначе нет смысла затевать реорганизацию. Теперь мне будет проще ответить на вопрос о сроках. После того, как утвержден бюджет проекта, составляется календарный план работ. У нас появляется возможность разделить бюджет на платежи и «привязать» их к графику, т.е., чем меньше готово предприятие вкладывать в логистику ежемесячно, тем длиннее срок реализации.

Иногда бывают ситуации, когда нет возможности точно просчитать экономический эффект от работ по оптимизации логистики. Как правило, это ситуации, когда склад становится «бутылочным горлышком» компании. В этой ситуации большая часть проблем лежит в сфере упущенной выгоды, которую тяжело просчитать. Хотя эти расчеты могут оказаться и не важными, т.к. в такой ситуации существующая логистическая схема не дает возможности нормально развиваться компании.

«Так, и что же, – спросит читатель, – важно только управлять потоками? А площадь склада, а количество сотрудников, а наличие техники, это все не важно?» Конечно, и это тоже важно, но если не рассматривать увеличение площади склада за счет переезда или возможности получения дополнительных площадей, то количество сотрудников, работающее на определенной площади, тоже имеет свое максимальное значение. Если задуматься, а зачем мы увеличиваем площадь складов и количество персонала, то очевиден ответ – для увеличения пропускной способности склада, т.е. для увеличения количества выполняемых на складе операций. Есть еще один способ добиться такого же результата – это сократить время на выполнение одной операции, т.е., чем меньше времени сотрудник тратит на выполнение каждой элементарной операции, тем больше таких операций он выполнит за смену и тем более эффективной будет настроена организация учета на вашем складе.

Так как же сократить время на выполнение одной операции? 

Для этого нужна оптимизация всех процессов и возможно автоматизация этих процессов. Есть мнение, что если автоматизировать склад, то большая часть проблем отпадет сама собой. Это не так. Автоматизировать можно только склад, на котором наведен идеальный порядок! Перед началом автоматизации должна быть выстроена четкая схема управления информационным потоком – схема взаимодействия внутренних отделов компании меду собой и с внешним миров. Должна быть выстроена схема управления материальным потоком и наведен идеальный порядок во всех подразделениях данной цепочки и особенно на складе.