|
16.08.2013
Как обучить персонал работе с WMS-системой
Принято считать, что основной целью обучения персонала работе в системе управления складом WMS является сокращение периода адаптации сотрудников к новым условиям труда и снижение количества возможных ошибок. Но, как показывает практика, многие компании не уделяют должного внимания тому факту, что обучение сотрудников помогает добиться ощутимых результатов и в разрезе оптимизации складских процессов.
Положительный эффект от внедрения WMS усиливается в том случае, когда обучение сотрудников проводится в максимально реалистичных условиях. Только таким образом могут быть выявлены и устранены возможные недоработки и неточности, допущенные при теоретическом построении складских процессов. Именно за счёт комплексного подхода к обучению персонала работе в системе обеспечивается эффективность всего проекта.
Приступая к обучению сотрудников работе с новой системой, следует помнить, что полученные результаты внедрения напрямую зависят от степени его предварительной подготовки. Проектная команда должна подготовить как подробные пользовательские инструкции, так и краткие описания основных этапов выполнения складских процессов в системе управления складом. Весь процесс должен представлять собой ролевую игру, имитирующую реальные рабочие процессы.
Благодаря этому каждый сотрудник складского комплекса сможет гораздо быстрее научиться выполнять свои будущие обязанности в автоматизированной системе. Курсы логистики по работе с WMS должны строиться на наглядных примерах, которые позволят персоналу хорошо разбираться в новых алгоритмах работы склада.
К началу обучения менеджмент компании-заказчика также должен подготовить новые регламентные процедуры для складских сотрудников – для обкатки изменений регламентов работы склада в реальных условиях.
Как же правильно выстроить процесс обучения сотрудников? Возьмем, к примеру, работу с терминалами сбора данных (ТСД). Обучение должно проходить в небольших группах по 3-5 сотрудников склада, не более. Группы необходимо формировать по функциональным обязанностям пользователей WMS-системы. В процессе обучения должны царить взаимопонимание и доброжелательная обстановка. Таким образом, вы сможете сократить дистанцию между «учителем» (ведущим тренинга) и «учениками» (складскими работниками). Последние не должны стесняться задавать вопросы, в будущем это позволит избежать большинства проблем и ошибок, связанных с работой в системе.
В каждой группе следует выявлять интеллектуального лидера – наиболее заинтересованного сотрудника, который задает узкоспециализированные вопросы. Ведущему тренинга необходимо убедиться, что как минимум у лидера группы сложилось доскональное понимание описываемых процессов. Делается это для того, чтобы каждый прошедший обучение сотрудник смог в дальнейшем выступать в роли наставника для других коллег.
В процессе обучения ведущему следует общаться со всей аудиторией. Каждый обучаемый должен ощущать на себе пристальное внимание тренера, чувствовать, что наставника очень заботит его понимание материала. Что же касается смыслового наполнения тренинга, то здесь работает правило необходимой достаточности. Это означает, что обучаемому сотруднику необязательно углубляться в логику самой системы, чтобы не мешать восприятию только тех процессов и функций, которые впоследствии будут им выполняться.
В ходе тренинга необходимо, чтобы ведущий на конкретных примерах изучил с аудиторией каждый процесс, происходящий на складе, – от начала и до конца. Особенно важно, чтобы сотрудник в конце курса смог самостоятельно объяснить соответствующие процессы и действие системы. Один из немаловажных моментов заключается в том, что тренер должен разобрать со слушателями все возможные ошибки и исключительные ситуации, пояснить их последствия для работы склада. Важно изначально определить меру ответственности любого работника перед коллегами, чтобы каждый из них ощущал себя важным звеном в общем складском механизме, чувствовал причастность к общему делу. Ведь именно от корректного исполнения сотрудниками своих обязанностей зависит будущая работа системы и склада в целом.
Персонал также должен хорошо знать, что делать и к кому обращаться за помощью в том случае, когда ошибка в его работе всё-таки возникла. Отлаженная система подчинения и ответственности напрямую влияет на отказоустойчивость всего распределительного центра.
Переходя к общим правилам построения процесса обучения сотрудников работе c ТСД, надо отметить, что вся информация должна подаваться максимально понятно и наглядно. Тренеру следует избегать двусмысленных высказываний, чтобы исключить ошибочные трактовки как со стороны самого сотрудника, так и со стороны его коллег, и тем самым предупредить возможные негативные последствия.
В процессе обучения следует составлять протоколы тренингов, чтобы лишний раз обратить внимание персонала на важность конкретного процесса и помочь самому тренеру контролировать ход обучения. По окончании курса тренингов каждому сотруднику необходимо выдавать краткие инструкции – «шпаргалки» по работе с ТСД с детальным пояснением всех шагов. Инструкции должны быть в печатном виде, чтобы работник всегда мог иметь их при себе и обращаться к ним при необходимости.
Обучение пользователей, непосредственно задействующих инструменты WMS в своей работе, во многом схоже с обучением сотрудников, использующих ТСД. Разница в том, что на плечи пользователей WMS возлагается большая ответственность за выполнение куда более сложных функций. Обучение должно делиться на смысловые блоки и иметь логическую последовательность.
Будущие пользователи WMS под бдительным руководством консультанта изучают все процессы в системе, чтобы хорошо разбираться в её настройках и конфигурациях. Дабы не перегрузить персонал новыми знаниями, в процессе тренинга следует делать перерывы, но не слишком продолжительные, около 10-15 минут. Это позволит не нарушать целостность картины знаний.
В заключение хотелось бы сказать, что обучение является одним из основополагающих этапов проекта внедрения WMS-системы. Именно от его результатов зависят готовность сотрудников работать с запущенным в эксплуатацию решением и итоги внедрения в целом. На последние также влияют такие факторы, как подробный анализ процессов и минимизация модификаций внедряемого программного продукта.
Безусловно, немаловажную роль в обучении играет степень участия управляющего персонала со стороны заказчика. Основной его задачей является своевременное донесение до сотрудников изменений во внесистемных алгоритмах работы склада. Основываясь на нашем опыте, надо отметить, что именно человеческий фактор может стать краеугольным камнем всего проекта внедрения. Особенно в том случае, если процессу обучения уделяется недостаточно внимания. Эффективно управлять распределительным центром можно только в условиях чёткого понимания подчинёнными своих обязанностей и особенностей исполнения функций.
Сolumbus – международная консалтинговая компания, объединяет 38 офисов в 18 странах мира. В России и СНГ работает с 1997 года. Columbus является признанным экспертом в области разработки, внедрения и сопровождения корпоративных информационных систем и приложений, предлагает отраслевые решения и ноу-хау для компаний, занятых в розничной торговле, дистрибуции, пищевом и дискретном производстве, финансовом секторе, строительстве и недвижимости, сфере профессиональных услуг. Имеет статус Microsoft Gold Certified Partner и IBM Premier Business Partner. Профессиональная репутация Columbus выражается в более чем 6000 успешно реализованных проектах. Узнать больше о Columbus и ее проектах вы можете на сайте www.columbusglobal.com/ru и на канале YouTube – www.youtube.com/user/ColumbusITRu.
Владимир БИБАНОВ,
консультант практики
Warehouse Management,
Columbus Россия и СНГ
тел.:+7 (495) 363-5580
|