Организация склада на производстве

Директор компании «СЕВКО» Александр Цагарейшвили, 15-летний опыт управления собственным современным высокотехнологичным складским комплексом, разработчик системы «SEVCO WMS», руководил более чем 40 проектами по внедрению системы. Материал основан на практическом опыте и поможет читателям объективно оценить коммерческие предложения и рекламную информацию по системам управления складом, существенно снизить риски проекта и получить весомые экономические результаты. 

В 2012 – 2013 году у торговых и производственных компаний наблюдался рост интереса к услугам, связанным с автоматизацией работы на складе. Вызван он, на мой взгляд, двумя обстоятельствами. Во-первых – внешние условия (конкуренция на рынке и непростая экономическая ситуация) диктуют необходимость оптимизировать логистические затраты внутри компании.

Во-вторых – растет концентрация розничной торговли в крупных торговых сетях, которые предъявляют жесткие требования к качеству и своевременности выполнения их заказов. Готовясь к проекту и выбирая партнера-консультанта, руководству компании следует четко понимать, что целью проекта является такое реформирование работы склада, которое реально позволит решить вышеуказанные проблемы. Выбор титульного партнера для реформирования и подготовка собственной проектной команды являются крайне важными составляющими успеха проекта. Существуют ли какие-то универсальные рекомендации, как это надо правильно делать?

Большинство складов, вне зависимости от размера и профиля, сталкиваются с однотипными проблемами в работе:

• трудности с поиском товара;

• недостаточная скорость;

• отсутствие необходимой информации о состоянии склада и товаре (сроки годности, номера партий и т.п.);

• пересортица, недовложения, переложения при сборе заказов;• серьезные издержки при проведении контрольных процедур;

• зависимость от персонала и многие другие.

Для эффективного решения вышеуказанных проблем необходимо наличие четырех обязательных составляющих:

• правильно спроектированное здание склада.

• адекватное характеру грузопереработки складское оборудование.

• адаптированная к решению задач конкретного склада технология – правила и регламенты выполнения складских операций.

• компьютерная система управления складом – инструмент для автоматизации выполнения складских операций, предусмотренных технологией.

Таким образом, есть иллюзия, что проблему реформирования склада можно решить с помощью разработки технологии функционирования склада (основанной на применении адресного учета, штрихкодов и терминалов сбора данных) и внедрения WMS-системы. Безусловно, WMS-система является мощным инструментом решения проблемы складирования для заказчика, и именно такое внедрение считается ключевым событием в рефомировании склада в рамках узкого IT-подхода. 

Другими словами, проект в рамках такого подхода считается завершенным, когда автоматизированная система инсталлирована и настроена, персонал обучен необходимому набору операций и WMS–система бесперебойна фукнционирует в течение определенного промежутка времени.

Однако после ввода в эксплуатацию WMS-системы руководство склада автоматически не получает ответы на следующие важные вопросы:

• Стал ли склад работать лучше?

• Каковы объемы потерь из-за недостачи и брака? Как их оценивать?

• Сколько сотрудников участвует в выполнении всего объема работ и отдельных процедур?

• Сколько времени затрачивается на выполнение складских процедур?

• С какой скоростью происходит выполнение каждой складской процедуры и каков вклад каждого из сотрудников?

• Достаточно ли персонала и оборудования?

Итак, для того, чтобы получить ответы на эти важные вопросы и успешно решать проблемы, возникающие на складе, требуется не просто внедрение WMS-системы, но и умение собирать и анализировать данные, необходимые для принятия стратегических и тактических управленческих решений.

Управленческий подход к внедрению WMS-системы, по сравнению с IT-подходом, является более широким, поскольку не ограничивается только вводом программы в эксплуатацию. В соответствии с данным подходом проект может считаться успешно завершенным только тогда, когда исполнитель, совместно с заказчиком, разработали технологию анализа функционирования склада и  произвели обучение сотрудников компании-заказчика ее применению.Такая технология позволяет с помощью широких аналитических возможностей WMS-системы выявлять и решать проблемы работы склада.

Управленческий подход к внедрению WMS-системы подразумевает:

• выделение и идентификацию складских процедур;

• установление их очередности и взаимодействия;

• осуществление постоянного мониторинга и анализа складских процедур.

Именно данные, полученные путем мониторинга, являются базой для принятия управленческих решений.

Мониторинг и анализ информации осуществляются на основе системы измерений процедур (фактически необходимой технологии анализа функционирования склада), которая включает:

• числовые показатели качества работы склада, скорость выполнения операций, эффективность использования персонала и оборудования;

• отчеты в WMS-системе, позволяющие получать выделенные показатели;

• правила анализа числовых показателей;

• процедуры принятия решений на базе анализа числовых показателей;

• набор числовых показателей работы склада должен формироваться с учетом факторов, требующихся для решения важных проблем на складе.

Для действительно успешного завершения проекта по реформированию управления складом требуется прохождение не трех, а четырех этапов проекта по внедрению WMS-системы:

• разработка технологии работы склада (правила выполнения складских операций;

• инсталляция автоматизированной системы управления складом (первичная настройка, интеграция с корпоративной информационной системой), обучение персонала;

• запуск в эксплуатацию;

• разработка технологии анализа функционирования склада.

Сегодня на рынке преобладает IT-подход к внедрению WMS-систем. Компании-производители программного продукта конкурируют между собой по качеству презентационных материалов и технологий ведения проектов, описывая множество примеров «удачных» внедрений. Однако при таком подходе практически не имеет значения, какая именно WMS-система была выбрана для внедрения и какая технология управления проектом будет применяться, т. к. конечный результат в любом случае не будет достигнут.

Поскольку разработка технологии анализа функционирования склада является сложной задачей, требующей квалификации и опыта, практически никто из компаний-внедренцев WMS-систем не озадачивается проблемой анализа. Их персонал состоит из IT-специалистов, которые с тем же успехом занимаются как проектами по внедрению WMS-систем, так и, например, автоматизацией бухгалтерского учета.

Поэтому, выбирая партнера для реформирования склада, необходимо изучить и понять:

• Способен ли он эффективно с вами взаимодействовать длительное время – до того момента, когда все основные проблемы будут решены?

• Что вы получите в качестве результата проекта – WMS-систему или работающий склад?

• Является ли технология анализа работы склада одним из ключевых результатов проекта?

Обязательно сделайте следующие шаги:

• Изучите инфраструктуру потенциального партнера – есть ли у него офис и какой он, какая квалификация у специалистов по логистике, есть ли там «узкие» специалисты (эксперты по складскому оборудованию, профессионалы-технологи и др.)?

• Ознакомьтесь со списком реализованных проектов. Свяжитесь напрямую с компаниями, где состоялось внедрение, и узнайте их мнение. Обсудите потом полученную информацию с потенциальным партнером.

•  Посетите работающие объекты. Во время поездок обращайте внимание не на программу, а на то, хорошо или плохо работает склад.

• Посмотрите презентацию WMS-системы. Презентацию попросите сделать максимально адаптированной для Вашего склада.

• Ответьте для себя на вопрос, адекватные ли (в житейском понимании) люди – Ваши будущие партнеры или что-то настораживает в общении – например, «жонглирование» терминологией, заумные объяснения и т.д?

Проект всегда начинается с формирования проектной команды, куда входят представители как исполнителя, так и заказчика.  Технология ведения проектов, описание возможных рисков, управленческая документация являются, безусловно, важными моментами. Они хорошо описаны в многоxисленных изданиях и публикациях, посвященных тематике управления проектами. Хотелось бы обратить внимание на ключевой момент.

Следует четко понимать, что проекты по внедрению автоматизированной системы управления складом являются, в первую очередь, бизнес-проектами, требующими серьезных организационных усилий. Срок проектов по внедрению WMS 3-6 месяцев, сроки реформирования склада 1-2 года. Соответственно, руководящие должности в проектной команде со стороны Заказчика должны занимать люди, которые управляют складом или логистической службой – те, кто в дальнейшем будет управлять людьми и процессами на складе и кто обладает полномочиями и авторитетом среди сотрудников. Именно они будут «локомотивами» преобразований на складе. Наличие таких людей в проектной команде резко повышает шансы на успех.

Достаточно распространенная ситуация, когда в предварительных переговорах участвует руководство компании или службы логистики. Однако после начала проекта они отходят от дел, и фактически важнейшим для компании проектом занимается ничем не мотивированный, не настроенный на преобразования и не обладающий достаточной квалификацией руководитель склада. Поэтому перед началом проекта ответьте для себя на вопрос: «Есть ли у Вас мотивированный сотрудник, который готов посветить этому проекту 1-2 года».

Таким образом, мы обсудили два важных для реформирования склада вопроса – как искать компанию-партнера и как формировать проектную команду. Остался ещё широкий круг практических вопросов, обсуждению которых предполагается посвятить продолжение цикла публикаций по управлению складом.